Tietosuojamenettely

Rentokil Initial Oy, Y-tunnus 0200762-8 (jäljempänä ”Rentokil”)

Valuraudankuja 3, 00700 Helsinki
Kotipaikka: Helsinki

Puhelin: 020 789 3200
Sähköposti: [email protected]

Kirsi Jokinen
Valuraudankuja 3, 00700 Helsinki
Puhelin: 020 789 3248

Rentokil - asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Rentokilin asiakkaan ja Rentokilin välinen asiakassuhde ja asiakkaan antama suostumus.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttamiseen, kehittämiseen ja analysointiin;
Palveluiden tuottamiseen sekä liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen;
Reklamaatioiden, asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn;
Suoramarkkinointiin, etämyyntiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti.

Tietojenkäsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Rentokilin konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rentokil kerää ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kohdassa 4 mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten.  

Asiakasrekisteriin tallennetaan yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.

Asiakasrekisteriin kerättävät, yksityishenkilöasiakkaan henkilötiedot:

-Etu- ja sukunimi
-Osoite
-Puhelinnumero
-Sähköpostiosoite

Asiakasrekisteriin kerättävät, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien -luonnollisten henkilöiden henkilötiedot:

-Etu- ja sukunimi
-Puhelinnumero
-Sähköpostiosoite
-Työnantaja
-Titteli

Rentokil säilyttää asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan edellä kohdassa 4 ilmoitettuihin käyttötarkoituksiin. Toimeksiantoja koskevat laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain määräämän ajan.  Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakasrekisterin muita tietoja voidaan säilyttää kohtuullisen ajan esim. kysymyksiin vastaamiseksi, ongelmien ratkaisemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Kun asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja ei enää tarvita, henkilötiedot tuhotaan tai poistetaan turvallisesti.

Yksityishenkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystiedot, jotka ovat antaneet suostumuksensa suoramarkkinoinnin kohdistamisesta heihin, voidaan siirtää Rentokilin suoramarkkinointirekisteriin. Suoramarkkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kunnes asiakas kieltää suoramarkkinoinnin kohdistamisen häneen.

Rekisteriin kerätään henkilötietoja ensisijaisesti asiakkaalta itseltään Rentokilin kotisivuilla olevan yhteydenottolomakkeen kautta, toimeksiantojen perustamisen yhteydessä tai asiakastyytyväisyystutkimusten yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa Rentokilin konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, Rentokilin suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin Rentokil-konsernin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Asiakastietoja ei luovuteta Rentokilin tai Rentokilin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Asiakastietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rentokil noudattaa henkilötietojen käsittelyssä hyvää tietojenkäsittelytapaa, lakeja ja viranomaisten ohjeistuksia.

Henkilötietoja käsittelevät vain Rentokilin erikseen määrittelemät henkilöt sekä Rentokilin toimeksiannosta palveluita ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Digitaalinen aineisto on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä, ammatinharjoittajalla tai yhteistyökumppanilla. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Asiakasrekisterin tallennettuja henkilötietoja ei hyödynnetä profilointitarkoituksissa.

Asiakas voi antaa Rentokilille suostumuksen suoramarkkinoinnin kohdistamiseen hänelle tai kieltää Rentokiliä käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnissaan.

Asiakas voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (matkapuhelin, posti, sähköposti). Asiakkaalla on lisäksi mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (matkapuhelin, posti, sähköposti), markkinatutkimuskyselyt sekä tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa.

Jos asiakas ei anna lainkaan suostumustaan ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään hänelle vain asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyviä tarpeellisia tiedotteita ja kyselyitä.

12.1 Asiakkaan oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Rentokilin asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

12.2 Asiakkaan oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Asiakkaalla on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun asiakas odottaa Rentokilin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Asiakkaan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rentokil ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.4 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään asiakkaan suostumukseen perustuen, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Rentokilille tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Rentokiliin kirjallisesti osoitteeseen:

Rentokil Initial Oy
Valuraudankuja 3, 00700 Helsinki
tai
[email protected]

Rentokil voi tarvittaessa pyytää asiakasta täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.